Swit 오토메이션 소개

나의 일상적인 워크플로우에 자동화를 어떻게 활용할 수 있을까요?

June 29, 2023

자동화는 그저 유행어가 아닙니다 — 우리가 반복적으로 수행하는 세세한 작업을 처리해주는 과정이며, 이로써 우리는 시간을 절약하고 더 흥미로운 작업에 집중할 수 있게 됩니다. 당신이 대부분의 데일리 워크플로우를 관리하고 있을 Swit에서 이제 오토메이션 플러그인을 이용해 반복적인 업무들을 자동화 할 수 있습니다.

워크스페이스, 채널, 프로젝트, 플러그인, 멤버, 그리고 써드파티 앱 내에서, 혹은 이들 간에 자동화 설정이 가능합니다. 노코드 인터페이스는 쉽게 자동화 규칙을 설정하고 당신만의 고유한 워크플로우에 맞춤형으로 사용할 수 있게 해줍니다.

Swit 자동화에서 규칙은 트리거, 조건, 그리고 액션으로 구성됩니다:

Trigger (트리거) = "어떤 상황이 발생할 때"

트리거는 규칙이 시작될 신호를 주는 이벤트입니다. 모든 규칙에는 트리거가 있어야 하며, 하나의 규칙에는 하나의 트리거만 있을 수 있습니다.

Condition (조건) = "이것이 사실이라면"

조건은 트리거 이벤트가 걸러지는 테스트 케이스이며, 규칙이 실행될지 여부를 결정합니다. 조건 설정은 필수가 아니고, 하나의 규칙에 여러 개의 트리거가 있을 수 있습니다. 각 조건은 AND로 추가되며, 모든 조건이 충족될 때만 규칙이 실행됩니다.

Action (액션) = "그럼 이러한 활동을 수행하세요"

액션은 트리거가 발생하고 조건이 충족되었을 때 일어나는 일입니다. 모든 규칙에는 액션이 필요하며, 하나의 규칙에 여러 개의 액션을 지정할 수 있습니다.

트리거를 포함하여 규칙은 최대 11개의 요소를 가질 수 있으며, 이는 최대 10개의 조건과 행동을 설정할 수 있다는 것을 의미합니다.

Swit 오토메이션은 업무가 매번 일관되고 정확하게 완료되도록 보장함으로써 생산성을 향상시키고 인간의 오류를 줄여줍니다. 또한 직원들이 더 복잡하고 흥미로운 작업에 에너지를 쏟을 수 있도록 함으로써 전반적인 업무 만족도를 향상시킵니다. 당신의 직원들의 일상을 쉽게 만들어줄 수 있는 자동화의 예시를 몇 가지 살펴보세요!

‘Swit 오토메이션’의 활용사례

【수신 이메일을 버킷으로 정렬하여 관리하기】

이메일을 즉시 업무로 전환하여 잠재적인 리드를 놓치지 않도록 하세요. 클라이언트, 고객, 파트너, 직원들로부터 수신한 이메일은 모두 이메일 도메인 또는 내용에 따라 적절한 프로젝트, 버킷, 그리고 담당자로 분류될 수 있습니다. 이는 세일즈 팀, 고객 지원 팀, CEO, 컨설턴트, 그리고 매일 다양한 출처로부터 수백 개의 이메일을 받는 모든 사람들에게 적용할 수 있는 워크플로우입니다.

트리거: 새 이메일 도착
조건: 발신 주소에 [도메인] 포함
조건: 제목에 “RE:”(답장이 아님을 확실하게 하기 위해)가 포함되지 않음
액션: [프로젝트]의 [버킷]에 [제목], [설명], [담당자], 그리고 [시작일]을 가진 업무 생성

【버그 리포트와 피드백을 담당 팀에 보내기】

회사에 피드백 채널이 있고, 특히 크로스 워크스페이스 환경이라면, 피드백을 분류하고 메시지를 공유하는 지루한 과정을 잘 알고 있을 것입니다: 적절한 워크스페이스를 선택하고, 적절한 채널을 찾고, 관습적인 메시지를 작성하고, 보내기를 누르는 것.

오토메이션을 이용하면, 이제 해야 할 일은 이모지 리액션 뿐입니다. 그 후에는 Swit 오토메이션이 나머지를 처리합니다. 이는 메시지 작성자와 채널의 다른 사람들에게 요청이 올바른 팀에 전달되었다는 것을 알게 해줍니다.

트리거: [채널]의 메시지에 이모지 리액션 추가
조건: [이모티콘]으로 리액션
액션: 메시지를 [채널]에 공유함

【새 팀원을 온보딩할 때 체크리스트 완료하기】

모든 회사에는 새로운 멤버를 맞이하는 긴, 맞춤형 절차가 있습니다. 서명해야 할 문서, 제공할 가이드, 추가해야 할 채널과 프로젝트, 소개해야 할 멤버 등등 목록은 끝이 없죠.

새 멤버가 추가되는 것을 트리거로 설정함으로써, 매니저와 인사 담당자는 새 멤버를 관련 채널과 프로젝트에 초대하는 반복적인 작업을 하지 않아도 됩니다. 심지어는 와이파이 비밀번호, 프린터 정보, 운영 문서, 그리고 팀 소개를 포함한 온보딩 가이드와 함께 자동화된 웰컴 메시지를 설정할 수 있습니다.

트리거: 조직에 새 멤버 추가
조건: 멤버가 [팀]에 속해 있음
액션: 멤버를 [워크스페이스] / [채널] / [프로젝트]에 초대함
액션: [채널]에 [환영 메시지] 생성

보너스 액션: 신규 직원의 액션 아이템을 위한 업무를 생성합니다, 예를 들어 문서에 서명하기, 혹은 문서 내용 파악하기 등이 있을 수 있겠죠!

【시스템 접근 요청을 안전하게 승인하고 추적하기】

회사가 성장함에 따라, 수동으로 접근 요청을 받고 관리하는 것이 점점 더 어려워질 것입니다, 특히 SSO나 자동 프로비저닝을 사용하지 않는 조직에서 많은 수의 직원을 온보딩하거나 오프보딩해야 하는 경우에는 더욱 그러합니다.

오토메이션으로 전자결재를 업무와 연결함으로써, 승인된 전자결재 문서 각각을 IT 도움말 데스크 프로젝트의 프로비저닝 업무 카드로 전환하도록 설정할 수 있습니다. 결재 과정을 자동화하는 것은 또한 인보이스, 구매, 디자인, 콘텐츠, 또는 프로젝트 승인 등 다른 종류의 전자결재 요청에도 적용될 수 있습니다.

트리거: 전자결재 문서가 승인됨
조건: 문서 제목에 “접근”과 [툴 이름] 포함
액션: [프로젝트]의 [버킷]에 [제목], [담당자], [참여자], 그리고 [시작일]을 가진 업무 생성

Swit 오토메이션에서는 개별 멤버들이 자동화 규칙을 설정할 수 있고 관리자들은 규칙 사용량과 내역을 조회하고 관리할 수 있습니다. 오늘 Swit의 강력한 플러그인에 대해 더 알아보고 워크플로우를 간소화하세요!

Euna Jo, Product Manager