하이브리드 업무형태를 정의하고 관리하는 Tip
Tips for managing a hybrid workplace that balances the requirements of the company with those of employees
June 1, 2022
팬데믹의 결과로, 상당수의 회사들이 완전 원격 근무로 전환하기도 했습니다. 모든 근로자들이 집에 남아있기를 원하는 건 아니지만, 많은 사람들이 업무 장소에 있어 어느 정도의 유연성을 영구적으로 유지하기를 원합니다. Accenture이 실시한 최근 설문조사에 의하면 응답 인원의 83%가 오피스와 다른 장소-거점 오피스, 재택 등 - 에서 번갈아가며 일할 수 있는 하이브리드 모델을 선호한다고 답했습니다.
하이브리드 구조의 정의
하이브리드 모델은 회사와 직원들의 필요사항들을 균형있게 맞춤으로써 정립될 수 있습니다. 변화에 전략적으로 접근하고, 정책을 명확하게 정의하고, 직원들과 정기적으로 소통한다는 전제 하에 말이죠.
하이브리드 업무 구조가 잘 작동하려면, 하이브리드 업무구조에 기준을 정의하여 모두가 일정에 대한 명확한 예측을 할 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 이를 통해 직원들은 워크&라이프 밸런스를 유지하기 위해 정보에 기반한 합리적인 선택을 할 수 있고, 불화와 불만을 방지할 수 있습니다. 당신은 직원들이 당신의 결정에 대해 이해할 수 있도록 노력하고 설득 해야합니다. 그것이 경쟁우위를 유지하기 위해서인지, 전사적 디지털 전환을 도입하기 위해서인지, 목표를 유지하고 달성하기 위해서인지, 혹은 다른 전략적 고려사항 때문인지 말이죠.
또한 직원들로부터 피드백을 듣고 이러한 경계가 회사 전체에 가장 도움이 되는 방향이 있다면 기꺼이 변경할 의향이 있는 것도 중요합니다. 이것을 달성하기 위한 최선의 방법은 팀 내와 회사 전반에서 양방향 소통을 지원하는 Work OS를 사용하는 것입니다. Swit 플랫폼은 하향식(Top-Down)과 상향식(Bottom-Up) 대화 둘 다에게 투명성과 동등한 액세스를 제공하기 때문에 모두가 목소리를 낼 수 있고 의견이 존중되는 오픈된 환경을 추진할 수 있게 해줍니다.
하이브리드 업무 형태 선택하기
각 기업의 니즈에 따라 하이브리드 업무 방식을 구조화하는 다양한 방법이 있습니다. 각 옵션은 장단점이 있기 때문에, 이 결정을 내리기 전에 당신의 기업 목표를 완전히 이해하는 것이 중요합니다.
유연한 하이브리드 구조
하이브리드 구조에서는 직원들이 원격근무를 할지 대면근무를 할지 개인적으로 선택할 수 있습니다. 이 옵션은 직원들에게 스스로 업무 방식을 결정할 수 있는 자유를 줌으로써 가장 큰 유연성을 제공합니다. 직원들은 오피스에서 매일 일하는 것, 가끔 일하는 것, 혹은 아예 출근하지 않는 것 중 어느 것이 가장 생산적이라고 느끼는지 각자 생각이 다를 수 있습니다. 실제 실행을 할 때는 대면 회의를 잡거나 매일 충분한 오피스 공간이 있을지 파악하기 어려울 수도 있습니다.
Swit과 같은 중앙 허브에서 모든 업무를 진행하면, 미리 각 직원이 어디서 근무할지 알 필요가 없습니다. 전체 팀은 서로 플랫폼을 통해 소통하고, 필요한 파일에 접근하고, 업무와 프로젝트의 진행 과정을 관리할 수 있습니다.
원격 우선 구조
원격 우선 구조로 운영하는 기업에서는 위해서는 직원들은 주로 자신이 선택한 위치에서 근무하고 종종 선택에 따라 대면 업무를 수행합니다. 기업은 오피스를 제거함으로써 비용 절감을 할 수 있고, 지역에 구애받지 않고 더 다양한 인재 풀을 활용할 수 있습니다. 이 모델은 직원들에게 원격 근무의 자유를 제공하는 동시에 이벤트나 retreat 시스템을 통해 팀 빌딩을 할 기회도 제공합니다.
Swit 워크스페이스의 팀과 그룹들은 당신의 기업이 효율적인 협업을 위해 Virtual HQ (가상의 본사)를 구성할 수 있도록 유연성을 제공합니다. 팀은 수직적 소통을 위한 조직도와 연결되며, 그룹은 크로스펑셔널, 혹은 수평적 소통을 위한 프로젝트를 기준으로 멘션을 재정비할 수 있게 해줍니다.
그룹은 또한 대면 활동을 위해 모이는 사람들을 특정해 멘션할 수 있게 해줍니다. 예를 들어 같은 지역에 사는 직원들 그룹, 교육 세미나에 참석할 의향이 있는 직원들 그룹, 혹은 정기적으로 팀 스포츠에 참여하려는 직원들 그룹 등 다양한 그룹을 구성할 수 있습니다.
Swit의 본사는 이 모델을 사용하여 조직을 운영하고 있습니다. 100% 원격 근무 기업으로 가장 효율적으로 기능하지만, 동시에 우리의 동료들과의 관계 형성의 중요성을 이해하고 있기 때문입니다. 그래서 우리는 직원들에게 1년에 2번 ‘retreat’을 통해 만날 기회를 제공하고 그들에게 각자의 선호도와 워라밸 니즈에 따라 retreat 참석에 대한 선택권을 줍니다.
오피스 우선 구조
이 하이브리드 구조에서는 직원들이 주로 오피스에서 일할 것으로 예상되며, 구체적으로 정의된 환경에서 재택근무를 할 수 있는 선택지를 줍니다. 어떤 회사들에서는 일주일에 하루, 혹은 이틀 재택근무하는 것을 허용하고 더 제한적인 회사들도 있습니다. 이 옵션은 직원들이 공유 공간에서 더 자주 작업하도록 하는 것이 더 좋다고 생각하는 기업에서 유연성과 물리적 근무 시간 사이에서 균형을 잡는 방법입니다.
하지만 만약 재택근무가 개인의 선택이라면, 만약 모두가 재택근무를 선택한 날에는 오피스에 필요한 인원이 배치되지 못 하게 될 수도 있습니다. 이런 구조가 잘 운영되기 위해서는 인사부가 모든 직원들과 자주 소통하는 것이 중요합니다. Swit의 여러가지 워크스페이스를 넘나드는 구조(Cross-Workspace) 내 소통은 재택근무 일정과 관련된 정책을 효과적으로 전달하고 직원들의 선호와 우려에 대한 피드백을 효과적으로 수집하는 데에도 도움을 줍니다.
고정된 하이브리드 구조
이러한 구조에서는 회사가 직원들이 오피스에 출근하는 날과 재택근무하는 날을 결정합니다. 이것은 모두에게 해당되는 결정일 수도 있고 팀별로 정해질 수도 있습니다. 특정 요일에 전사적으로 오피스에 근무하거나, 세일즈 팀이 특정 요일에 출근하고 디자인 팀이 다른 요일에 출근할 수 있죠.
이것은 하이브리드 구조 중 가장 예측 가능하고 조절하기 쉬운 옵션입니다. 어떤 요일에 누가, 어떤 팀이 오피스에 있을지 알 수 있고 그들의 업무를 지원할 때 필요한 리소스를 어떻게 관리할 지 파악 수 있기 때문입니다. 하지만 한편으로는 직원들에게는 가장 적은 유연성을 제공하고 직원들이 자신의 스케줄에 대해 더 큰 권한을 원한다면 자칫 직원들의 이직(이탈)으로 이어질 수도 있습니다.
Swit은 Google Workspace 및 Microsoft 365와 완벽하게 연동되므로 근무 위치에 관계없이 당신의 직원들은 필요한 모든 자료와 파일에 액세스할 수 있습니다. 마케팅 부서는 오피스에서 새로운 전략을 검토하는 전사 트레이닝을 진행한 다음, 트레이닝 문서를 탭에 첨부하여 모든 팀원이 집에서 해당 문서에 접근하여 검토할 수 있도록 할 수 있습니다. 디자인 부서는 만나서 영상을 촬영한 다음 Google Drive 또는 OneDrive를 통해 파일에 액세스하여 업무 카드에 첨부하고 원격으로 협업할 수 있습니다.
하이브리드 업무 구조를 관리하는 팁
- 직원들에게 워크&라이프 밸런스를 위한 경계를 설정할 것을 권장하세요. 간단한 방법은 방해금지모드 기능을 활용하여 업무 시간이 아닐 때 사용하는 것입니다.
- 선제적으로 직원들과 1:1 미팅을 잡아서 그들의 이야기를 들어보세요. 이것은 기업이 선택한 하이브리드 모델이나 직원 선호에 따라 대면으로 진행할 수도 있고 화상으로 할 수도 있습니다. Swit 내에서의 캘린더 연동을 통해 업무 카드에 쉽게 미팅 스케줄을 첨부하고 빠른 참조를 위해 채널에 공유할 수 있습니다.
- 직원들이 회사의 미션과 연결된 느낌을 받을 수 있도록 설계해보십시오. 그러면 그들은 회사와 직원이 함께 달성하고자 하는 것이 무엇인지, 공동 목표가 왜 중요한지 이해할 수 있을 겁니다.
- “매크로매니지먼트”를 실천하여 직원들에게 그들의 업무 프로세스에 대한 자율권을 부여하세요. 업무 카드에 담당자와 체크리스트 항목의 날짜를 모두 표시하면 관리자들이 프로젝트 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있습니다. 업무 카드에 참여자로 추가되면 관리자들은 계속 업무의 진행 상황에 대해 알 수 있고 양방향 커뮤니케이션이 가능합니다.
성공을 위해 필요한 도구들을 제공하여 직원들이 하이브리드 업무 구조에 적응할 수 있도록 지원해보세요. 이 도구들에는 필수 소프트웨어, 장비 제공, 명확한 유급휴가 정책 및 오픈된 소통 창구가 포함됩니다. 무엇보다도, 귀사의 기술이 비동기식 소통과 협업을 지원하도록 하세요. 기업의 특정한 하이브리드 모델 니즈에 맞는 맞춤형 데모를 경험하려면 Swit에 문의하십시오.
Natalie Litofsky, Copywriting Manager
