태스크 중심의 협업을 통해 기업의 요소들을 재정렬하는 방법 (Company Alignment)
A front-end hub of collaboration essentials keeps employees at every level on the same page
July 28, 2022
모든 기업이 가장 많이 하는 고민 중 하나는 CEO부터 인턴까지 모든 직원을 같은 페이지에 있도록 하는 방법을 찾는 것입니다. 많은 사람들은 이 이슈를 해결하기 위해 디지털 전환에 관심을 갖고 있지만 앱들이 쌓일수록 새로운 소통 문제도 쌓여갑니다. 이번 포스팅에서는 당신의 기업의 프로세스에서 발생하는 페인포인트들을 진단하도록 돕고 협업 필수기능들의 프론트엔드 허브가 회사의 운영에 즉각적으로 어떤 영향을 미칠 수 있는지 보여드리겠습니다.
프로젝트 진행 파악의 어려움
전사적인 이니셔티브는 높은 수준의 협력을 요구합니다. 하지만 전통적인 프로젝트 매니지먼트 는 비효율적인 부분이 많았습니다. 전사적인 목표 달성만을 위해 오히려 팀원들의 집중력을 떨어뜨리고 생산성을 저하시키는 미팅이나 과도한 업무를 발생시키는 보고서를 작성하거나 읽는 데 시간이 낭비됩니다.
효율적인 워크매니지먼트에 대한 계획이나 조율 없이는 장기적이고 현실적인 목표를 세우는 것이 어렵습니다. 중요한 정보를 다른 사람들에게 너무 의존하게 되기 때문이죠. 중요한 결정을 팩트보다는 의견을 바탕으로 내릴 위험성이 생기고 실제로 지시 사항이 어떻게 이행되고 있는지 알 수 있는 방법이 없습니다.
Swit Solution
Swit의 All Tasks 필터는 당신의 워크스페이스에 있는 모든 프로젝트에 대한 전체적인 개요를 제공하는 특별한 기능입니다. 이것은 관리자 준의 시야와 적절한 맥락을 제공함으로써 당신이 데이터에 입각해 보다 확신할 수 있는 결정을 내릴 수 있게 해줍니다. 또 각각의 필요에 따라 프로젝트의 뷰를 선택 설정 할 수 있습니다. 전체적인 진행상황을 볼 수 있게 해주는 타임라인 뷰, 혹은 한창 진행 중인 프로젝트가 무엇인지 알 수 있게 해주는 상태 뷰, 누가 담당하는지에 따른 담당자 뷰 등 다섯가지의 뷰가 있죠.
명확한 지침의 부족
간혹 상급자의 지침이 구두로 전달되거나 이메일에 포함되면 그 내용이 잘못 해석 또는 전달되어 팀원간의 정보 공백이 생기는 경우가 일어납니다. 직원들은 완수해야 할 업무의 마감일을 깜빡 잊고 기록하지 않거나, 중요한 정보들은 이메일의 스레드에 묻혀버리기도 합니다. 이런 환경에서는 ‘카더라’가 난무한 추측들과 비효율적이고 잘못된 소통을 야기하고 결국 프로젝트가 중단되기도 합니다.
Swit Solution
Swit Work OS는 수직적, 수평적인 투명성을 제공하여 회사의 모든 레벨에 있는 모든 사람들이 같은 수준의 접근권한와 책임(accessible & accountable)을 가지고 있습니다. 협업의 필수 기능들을 한 곳에서 구동되어 프로젝트의 시작부터 업무의 마무리까지 전체 사이클을 용이하고 투명하게 추적할 수 있습니다.
Swit은 채팅 채널의 메시지를 직접 업무로 전환할 수 있게 해주어, 업무에 관련된 모든 정보 및 백그라운드를 통해 명확한 지시를 파악할 수 있게 해줍니다. 또 채팅 채널에 프로젝트를 연결해서 업무에 업데이트 사항이 생기면 바로 관련된 담당자들에게 알람이 가도록 할 수도 있습니다.
기업요소들의 재정렬(Alignment)에서 후순위의 것들
어떻게 하면 직원들이 생각하는 그들의 업무 우선순위들과 CEO나 팀 리더들의 의견이 서로 동기화 될 수 있을까요? 어떻게 직원들이 우선순위가 낮은 업무로 하루를 채우는 대신 가장 중요한 일들을 먼저 처리할 수 있도록 정렬(align)시킬 수 있을까요? 우선순위의 뉘앙스를 전달하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 긴급한 업무와 중요한 업무의 균형을 맞추거나 긴급한 업무의 다양한 종류, 예를 들어 ‘버그 픽스와 고객 리뷰 관리의 차이’를 구분하는 것은 쉽지 않죠.
Swit Solution
우선 순위를 구분할 수 있게 해주는 Swit의 시스템은 무엇이 어떤 순서로 처리되어야 하는지 명확하게 알려줍니다. 또한 업무별 커스텀 상태를 (예: “To Do”나 “검토 중”) 유연하게 설정할 수 있어 진행 단계를 정의하고 긴급한 업무를 더 효율적으로 완료할 수 있습니다.
업무의 체크리스트는 우선순위를 정비시키는 또 다른 방법입니다. 체크리스트는 각 항목에 대해 담당자와 마감일을 모두 지정할 수 있게 해주기 때문입니다. 이것은 각 팀 멤버가 무엇을 처리해야하는지 알 수 있게 해주고 언제 그것을 완료해야 할지 알 수 있으며, 관리자들에게도 직원을 마이크로매니징할 필요 없이 따라야 할 로드맵을 제공합니다.
부서 간(Cross-Functional) 프로젝트의 지연
정보의 단절(information silo)을 피할 수 없는 문제나 비즈니스의 비용이라고 볼 수도 있겠지만 이러한 사일로는 그리 단순한 문제가 아닙니다. 정보의 단절은 많은 사람들의 소중한 시간을 낭비하고, 프로젝트가 사일로로인해 지연되거나 중단되면 결국 기업의 이익에 영향을 줄 수도 있습니다. 소통의 와해는 동료들 사이에 갈등을 일으키고 직업 만족도에 영향을 주고 기업 문화를 오염시키고 유능한 직원들을 잃게 할 수도 있으므로 꼭 해결해야 하는 문제입니다.
Swit Solution
Swit의 무한한 확장성은 당신이 참여 중인 모든 워크스페이스를 넘나드는 편리한 소통을 가능하게 합다. 워크스페이스에 상관없이 다이렉트 메시지(DM)는 여러 부서가 참여하는 프로젝트에서 각자의 업무 기능에 따른 소통의 갭을 없앰으로써 모든 참여자들을 서로 동기화 시켜줍니다. 또한 채널의 메시지를 다양한 워크스페이스에 공유할 수 있어 크로스펑셔널 팀들이 같은 정보를 모든 프로젝트 단계에서 파악하고 접근할 수 있게 해줍니다.
Swit의 연동 기능은 이메일을 Swit의 우측 패널에서 페어링되어 채팅 채널로 간단히 드래그앤드롭을 통해 공유하여, 외부와의 커뮤니케이션도 손쉽게 팀원들이 파악 수 있도록 도와줍니다. 이 기능은 외부와 내부 커뮤니케이션의 간극을 메우고, 팀원들이 바로 코멘트를 달 수 있게 함으로써 Swit안에서 정보의 손실 없이 추적 가능하고 중앙집중적이게 유지할 수 있습니다.
Swit의 전문가들에게 문의하여 Swit의 전사 도입이 어떻게 한 플랫폼에서 프로젝트 매니지먼트 기능을 간소화할 수 있는지 알아보세요.
Natalie Litofsky, Managing Editor
