비즈니스 프로세스의 워크플로를 개선하는 방법
Generate channel posts, send direct messages, create new tasks, update existing projects and more
May 4, 2022
기업의 자동화(Automation)란?
다양한 산업군과 기업에서 기술을 활용하여 작업과정에 소비하는 직원들의 리소스와 시간을 줄이는 것을 ‘자동화(Automation)’라 부릅니다. 자동화의 목표는 기계를 프로그래밍하여 데이터 중심의 작업을 최대한 많이 수행하게 하도록 하여, 필요한 물품의 수량이나 배포 시기를 미리 파악하는 등 실제 작업을 수행하게 될 담당자를 위해 정보를 미리 수집하거나 단순 반복 업무에 대한 리소스를 절약시키는 것들을 예로 들 수 있습니다.
소프트웨어 용어로는 이를 ‘비즈니스 프로세스 자동화’라고 보다 구체적으로 정의합니다. 미국의 IT전문 시장조사 및 컨설팅 기업 가트너(Gartner)는 이것이 “비즈니스 일상 업무” 유형의 자동화 프로세스라 설명하며, 특정 이벤트가 일어날 때 워크플로를 간소화하는 연동이 그 예가 될 수 있다고 말합니다. 회사의 규모와 상관없이 이러한 비즈니스 워크플로 자동화는 중요한 정보를 간과하지 않게 해주고, 프로그램이나 프로세스를 따로 확인할 필요가 없어 기업 생산성의 효율을 높일 수 있습니다.
Swit + Zapier
Zapier은 무엇인가요?
Zapier은 다양한 소프트웨어를 통합해 사용하고 관리하도록 도와주는 업무 자동화 툴입니다.
프로그래밍 된 트리거를 기반으로 다양한 앱에서 자동화 동작을 설정할 수 있게 하죠. ‘Zap’이라고 불리는 이러한 워크플로 규칙은 단일 기능처럼 단순할 수도 있고, 전체 프로세스를 처음부터 끝까지 자동화하는 다단계 기능으로 조작할 수 있습니다.
Zapier은 Swit에서 어떻게 동작하나요?
Zapier을 Swit과 연동함으로써, 수천 개의 앱으로부터 Swit 플랫폼으로 정보를 바로 불러와 자동으로 채팅 채널에 포스팅이나 메시지를 쓰고, DM을 보내고, 새 업무를 생성하고, 기존의 프로젝트를 수정하는 등 많은 일을 손쉽게 처리 할 수 있습니다.
이메일 자동화
Zapier을 통한 자동화 기능 중 외부 이메일을 회사의 내부 협업 플랫폼과 연결시키는 것은 당신의 워크플로를 상당히 효율적으로 만들 것입니다. Zapier 연동을 통해 Swit으로 이메일 트리거를 설정하면, 잠재 고객들은 물론 기존 클라이언트 및 벤더사와의 중요한 연락을 놓치지 않을 수 있습니다. 또한 Swit 인터페이스 안으로 이메일 알림을 통합할 수 있어 앱 전환을 하거나 새로운 메시지를 확인하느라 시간을 낭비하지 않아도 됩니다.
이메일 자동화 프로세스 사용 사례
- 리드 생성 (잠재 고객 생성) - 새로운 잠재 고객들이 일반 세일즈 이메일 계정으로 연결되면, Zap 워크플로 설정을 통해 Swit 내에서 고객관리 책임자에게 다이렉트 메시지를 보내게 할 수 있습니다. 그렇게 수집된 잠재 고객을 분석한 후, 업무량이나 전문 분야에 따라 특정 세일즈 담당자에게 배정할 수 있습니다. 즉, 초기 리드 수집방식을 자동화하면, 세일즈 프로세스를 더 잘 관리할 수 있고, 팀을 위해 잠재 고객을 사전검증할 수 있는 매커니즘이 제공가능 합니다.
- 클라이언트 관리 - 이메일을 통해 고객과 커뮤니케이션하는 직원들의 이메일과 알맞은 고객의 정보를 할당하고, 각 세일즈 담당자를 위한 Zap을 설정하여 이메일이 수신되면 자동으로 Swit에서 업무 카드를 생성하여 지속적으로 해당 업무를 담당할 적임자를 특정 할 수 있습니다. 이렇게 하면 클라이언트가 공용 이메일에 메일을 보내도 팀내에서 누가 해당 커뮤니케이션을 관리할 것인지에 대해 명확한 이해가 이루어 집니다.
- 청구 및 지불 - 미지급금과 관련된 키워드, 혹은 반복 결제와 연결된 특정 이메일 주소를 찾도록 Zap 트리거를 설정하여 외부 벤더사의 인보이스을 파악해보세요. 트리거 요구 사항을 충족하는 이메일이 수신되면 Swit은 자동으로 지정된 프로젝트에서 업무 카드를 생성하여 회계팀에서 비용 지불을 처리하게 할 수 있습니다. 만약 해당 프로젝트가 Swit의 채널에 연결되어 있다면, 새 업무 카드를 생성하면 새 채널 메시지가 포스팅되어 전체 회계팀이 보류중인 인보이스가 있다는 사실을 알게 됩니다.
- 헬프 데스크 - 만약 당신의 회사가 고객의 Q&A 또는 개선사항에 응답하기 위한 이메일을 운영하고 있다면, Zap을 활용해서 IT 담당이나 CS 담당자가 모니터링하는 정보를 Swit 채널로 보내도록 문의 프로세스를 자동화 할 수 있습니다. 해당 채널에 있는 멤버들은 문의에 대한 답변을 위해 서로 정보를 공유하고 다른 팀을 태그하여 고객 서비스 지원 티켓(support ticket)을 오픈할 수도 있습니다.
추가적인 앱 자동화
Swit의 앱 자동화는 특정한 소프트웨어를 사용해서 해야 하는 작업을 Swit에서 하는 업무에 연결시키고자 할 때 유용한 도구입니다. 이런 프로세스를 Swit과 자동화하면 직원들은 다른 프로그램에서 정보를 찾는 데 쓰는 시간을 줄이고, 비즈니스의 성공에 기여하는 프로젝트에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
Swit에서 가능한 다른 ‘자동화’ 기능들
- Mailchimp - 마케팅을 위한 컨텐츠에 시간을 집중하고 결과를 자동적으로 추적하게 해보세요. Swit의 뉴스레터 업무카드에 필요한 데이터를 수집하는 ‘Zap’을 연결해보세요. 이메일을 열거나, 링크를 클릭하거나, 신규 가입을 하거나, 구독을 해지하는 등 다양한 데이터를 수집하기 위한 필요한 모든 정보를 한 장소에서 볼 수 있어, 향후 또다른 캠페인을 계획하고 분석하는데 도움이 됩니다.
- Calendly -회사 외부 사람들과 많은 미팅을 해야 하는 사람들- Swit의 CEO인 Josh도 자주 이용하는 앱이죠!-에게 인기가 좋은 앱입니다. Zapier을 통해 자동화를 사용하면 누군가가 미팅을 취소하거나 일정을 변경했을 때, 바로 다이렉트 메시지를 받도록 자동화 할 수 있습니다. 이렇게 하면 캘린더를 관리하느라 소중한 리소스를 쓸 필요 없이 일정을 손쉽게 파악할 수 있습니다.
- Google Forms - Swit은 현재 협업툴 중 유일하게 Google의 6개 핵심 서비스(Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, and Calendar)와의 연동을 지원합니다. Swit이 제공하는 Google Workspace 연동을 좀 더 강력히 하는 방법 중 하나는 Zap이 구글폼의 답변에 따라, 채팅 채널에 메시지를 보내게 하는 것입니다. 각각의 구글 폼은 각자의 워크플로 프로세스를 가질 수 있고 각자 다른 채널에 연결될 수 있습니다. 즉, 고객 피드백은 마케팅 부서로, 기능 제안은 프로덕트 개발팀으로, 내부 직원 피드백은 인사 담당자에게 직접 전달될 수 있습니다.
- Dropbox - 클라이언트와 일하며 블루프린트, 비디오, 사진 등 큰 사이즈의 파일을 공유해야 할 때, 파일 공유 서비스와의 연결을 자동화시키면 일을 최대한 빨리 진행할 수 있습니다. 파일이 드롭박스 폴더에 추가되면 바로 채널에 게시되도록 Zap을 추가해보세요. 팀원들은 파일이 추가되는 순간 알게 될 것입니다. 또한 Dropbox 폴더마다 각자 다른 채널을 지정하여 동일한 클라이언트와 서로 다른 프로젝트 단계에서 협업하는 여러 팀이 동시에 작업할 수 있도록 할 수도 있습니다.
위의 예시들은 Swit이 Zapier 연동을 통해 프로세스를 자동화함으로써 목표를 향해 나아가고 집중을 유지하는 데 도움을 주는 방법 중 몇 가지에 불과합니다. 자동화가 당신의 기업에 어떤 이점을 가져다 줄 수 있는지 자세히 알고 싶나요? Swit에게 문의하여 Zap 설정에 대해 궁금한 점을 알아보세요. Zapier 웹사이트에서도 Swit과의 연동에 대한 정보를 찾을 수 있습니다.
Natalie Litofsky, Copywriting Manager
