단절된 소통이 생산성에 미치는 영향
As companies adapt to new work models, clear communication with proper context is critical
July 11, 2022
점점 많은 회사들이 하이브리드와 원격 근무 시스템을 도입하면서 오피스와 근무형태의 판도가 변하고 있습니다. 연구를 통해 대부분의 경우에 재택근무는 직원의 웰빙과 생산성을 향상시킨다는 것을 알 수 있었습니다. 팬데믹은 이런 변화의 트리거 역할을 했지만, 많은 회사들은 팬데믹 이후로도 이 변화를 지속하길 선택하고 있습니다. 이제는 동료들이 칸막이 너머에 바로 있지 않고, 바쁜 일정에서 10분의 화상회의를 잡을 때도 서로의 시간을 확인해야 하기 때문에 예전의 업무 방식은 더 이상 유효하지 않습니다. 그 어느 때보다도 적절한 맥락을 가진 명확한 소통이 필수적입니다.
효과적인 협업에서는 ‘명확한 소통’이 핵심입니다.
채팅과 업무 관리를 분리한 기존의 단일 기능의 앱은 소통의 과정에서 맥락을 손실하고, 결국 단절된 소통으로 인한 정보의 사일로를 만듭니다. 이는 귀중한 협업 시간이 오래된 정보를 다시 검토하는 데 소비되는 것을 의미하고, 이것은 일을 처리하는 가장 효율적인 방법이 될 수 없습니다.
고맥락 언어 vs. 저맥락 언어
Abbott와 Costello의 ‘who’s on first (1루수가 누구야)’라는 미국의 야구 콩트는 ‘효과적이지 못한 소통’의 의미를 유머러스하게 담아냅니다. 반대로 효과적인 소통은 의도된 메시지가 모든 당사자들에게 성공적으로 전달되고, 받아들여지고, 이해되는 상황을 말하죠.
Edward T Hall의 정의에 따르면 고맥락 언어와 문화는 효과적이지 못한 소통이 되기 싶습니다. 확실한 표현보다는 언어적 단서와 암묵적인 해석에 의존하기 때문이죠. 이것은 잘못된 의사소통의 여지를 남깁니다.
고맥락 소통(High-Context Communication)
- 의견 차이나 갈등은 개인적으로 받아들여지며 업무가 시작되기 전에 해결되어야 합니다.
- 얼굴 표정, 목소리 톤과 억양, 제스처, 시선 등 비언어적인 요소들이 말하는 내용만큼 중요합니다.
- 간접적인 전달이 특징입니다. 명시적으로 말하는 것보다 요점을 돌려 말하며 많은 숨은 의미가 암시됩니다.
- 대화는 누군가를 참여시키고 관계를 만드는 방법으로 사용됩니다. 항상 명확한 목표가 있는 것은 아닙니다.
저맥락 소통(Low-Context Communication)
- 언어가 가장 중요합니다. 직접적으로 언급된 것만이 의미있게 여겨집니다.
- 언어적 메시지는 빙빙 돌아가지 않고 직접적인 표현으로 전달됩니다.
- 대화의 목적이 있습니다. 아이디어, 의견, 혹은 정보의 교환이 그 목적입니다.
- 의견 차이는 개인적으로 받아들여지지 않고 개인 간의 갈등이 있어도 업무는 계속됩니다.
- 개인적인 해결책이 아닌, 이성적인 해결책에 초점을 맞춥니다.
프로페셔널한 상황에서는 저맥락 소통이 권장되어야 합니다. 특히 원격이나 하이브리드 근무 환경에서 말이죠. 업무나 프로젝트의 목적과 목표를 명시적으로, 명확하게 언급하는 것이 중요합니다. 프로젝트의 과정에서 소통은 가능하면 텍스트(서면)로 이루어져야 합니다. Swit은 이메일, 업무, 문서, 또는 스프레드시트를 필요할 때마다 공유하고 참고할 수 있게 해주어 사용자들에게 자율성과 완전한 투명성을 제공하고, 규모와 상관없이 모든 회사에게 이상적인 Work OS로 작용 가능합니다.
효과적 소통의 결과
잘못된 소통으로 꼬여버린 업무에 대해 추적을 하다보면 서로 불필요한 짜증이 일어나기도 합니다. 명확하고 명시적인 가이드가 있다면 프로젝트에 관련된 모든 사람들이 각자의 책임을 파악하고 업무를 해결하는데 초점을 맞추게 되죠. 명확함이 부족해서 낭비되는 시간을 절약할 수 있고 두 번 일해야하는 비효율성도 사라집니다. 직원들은 자신의 목소리가 반영된다고 느끼고 그들의 시간이 소중하게 여겨진다고 느낍니다.
오너십(주인의식) 가지기
구체적이고 명확하게 명시된 목표와 목적은 개별 업무에 관련된 미시적 레벨에서든 회사 전체의 미션과 비전에 관련된 거시적 레벨에서든, 포괄적인 환경을 만듭니다. 직원들은 그들이 무엇을 향해서 일하는지 알게 되면 업무에 더 몰입하게 됩니다. 그들의 기여를 자기 것이라고 생각하고 매번 최선을 다하기 위해 노력합니다.
자율성 향상
시간 절약
만약 크고 작은 목표들이 효과적으로 전달되지 않는다면 혼란이 발생합니다. 이는 전체적인 직원들의 사기를 떨어뜨리고 시간이라는 가장 중요한 가치의 방해와 낭비로 이어집니다.
직원 참여
투명성과 효과적인 소통은 직원들을 참여하게 하고 조직에 연결될 수 있게 하는 주요 요인입니다. 협업은 탑다운과 바텀업 두 가지의 양방향 도로가 아니라 여러 길이 만나는 교차로에 가까우며, 수평형 길도 형성될 수 있습니다. 누구나 그들의 생각을 말하고 그 목소리가 들릴 권리가 있어야 합니다. 피드백은 진화와 개선의 중요한 부분입니다.
비동기식 소통 vs. 단절된 소통
비동기식 소통은 하이브리드 및 원격 근무 환경의 두드러진 특징이며, 직원들이 각자 다른 타임존에 소속된 경우 특히 요구됩니다. 간단히 말하면, 비동기식 소통은 정보를 보내는 사람들이 나중에 응답을 받을 수 있는 소통의 방식입니다.
하지만 비동기식은 단절과 혼동되어선 안됩니다. 비동기식은 실시간으로 이루어지지 않지만 효과적인 협업이 될 수 있습니다. 단절은 의미부터가 불완전하고 비효율적인 것을 가리킵니다.
Swit Work OS는 원격, 하이브리드 근무를 위한 완벽한 플랫폼이라 할 수 있지만, Swit을 이용하는 우리, ‘Swit’부터 비동기식으로 운영되고 있습니다. Swit의 직원들은 전세계에 퍼져있고 모두가 각자의 일정에 따라 로그인하고 로그아웃합니다.
직원들은 긴 점심이나 약속, 운동, 혹은 그냥 오롯이 햇빛을 즐기기 위해 자율적인 휴식시간을 가질 수 있도록 권장됩니다. 몇몇 직원들은 이런 비동기식 업무 모델을 활용해 다른 나라에 있는 가족이나 친구를 방문하기도 합니다!
성공적인 비동기적 소통을 위한 툴
이런 유형의 협업에서는 나중에 참고할 수 있도록 데이터와 정보를 저장할 수 있는 방법이 있어야 합니다. Swit은 비동기 생활을 용이하게 하는 여러 도구를 제공합니다.
- 세미나, 회의, 프레젠테이션을 녹화한 비디오는 훌륭한 리소스입니다. 아카이브에 추가할 수도 있고 참석하지 못한 직원이 나중에 참고할 수도 있습니다. Swit은 Zoom과 Google Meet과의 완벽한 연동을 제공합니다. 캘린더 기능을 활용하여 회의 스케줄을 동기화하고 초대를 보낼 수 있습니다.
- 업무와 같은 프로젝트 매니지먼트 툴은 협업과 논의에 활용될 수 있습니다. 구글 닥스, 엑셀 시트, 워드 닥스는 연동된 원드라이브로부터 업무에 첨부될 수 있습니다. 이는 관련된 정보를 공유할 수 있게 해주어 한 눈에 볼 수 있게 해줍니다.
- Swit이 제공하는 소통 도구는 채널의 팀 메신저와 다이렉트 메시지입니다. 이것은 투명성을 보장하고 프로젝트나 업무의 진행상황을 쉽게 추적할 수 있게 해줍니다.
- 문서나 스프레드시트에 회사 wiki를 만들어 FAQ, 고용 가이드라인, 혹은 모든 직원이 접근가능한 기타 관련 정보를 적어둘 수 있습니다.
당신의 기업은 비동기적 소통을 하고있나요? 원격 근무나 하이브리드 근무 모델로 전환하고 싶나요? Swit에게 문의하여 Swit이 어떻게 전환을 도와줄 수 있는지 알아보세요.
Nyda Ahmad, Copywriting Manager
