업무의 필수 스킬로 프로젝트 관리를 향상시키는 방법
프로젝트 목표와 팀 빌딩 기술 사이의 균형 맞추기
November 2, 2022
어떤 사람들은 마치 자신이 선택한 직업이 그들을 상징하는 것처럼 보이곤 합니다. 탐구심이 많은 아이가 커서 변호사가 되고, 끊임없는 공상가가 판타지 소설가가 되고, 기발한 문제 해결사가 발명가가 되는 것은 그들이 일생동안 해온 역할로 돈을 버는 진로를 선택하게 되는 것처럼요.
타고난 재능도 중요하지만, 다행인 소식은 대부분의 업무 스킬은 학습될 수 있다는 것입니다. 여기서 필요한 것은 약간의 노력과 전념입니다. 그러므로 만약 프로젝트 매니지먼트, 혹은 전반적인 매니지먼트가 쉽지 않다면, 오히려 운이 좋은 겁니다. 이런 스킬은 배울 수 있는 것이기 때문이죠. 이번 글에서는 프로젝트 매니저 포지션에 있는 사람들을 위한 필수적인 스킬에 대해 설명해보고자 합니다.
대부분의 직업에 있어 이러한 요구 사항은 역할에 필요한 일상 업무를 하는 데 유용한 하드 스킬과 소프트 스킬의 혼합입니다. 하드 스킬은 그 업무에 특화된 능력입니다. 예를들면 그래픽 디자이너에게 하드 스킬은 일러스트레이션 소프트웨어 사용의 능숙함이 될 것이고 빌딩 계약자에게는 건축 법규에 관한 지식이 되겠죠. 소프트 스킬은 살면서 배운, 해당 직무에 특화된 스킬은 아니지만 유용한 스킬을 말합니다. 예를 들어 팀 리더에게 파워포인트 전문지식이 있다면 이것은 프레젠테이션 자료를 취합하고 전달하는 데 도움이 되는 소프트 스킬입니다.
Hard Skills / 하드스킬
하드 스킬은 프로젝트 매니지먼트 툴, 트레이닝, 그리고 업무 경험의 조합입니다. 유능한 프로젝트 매니저가 되려면 이 세가지가 모두 필요합니다.
Risk Management
리스크 관리는 새 프로젝트를 손실의 가능성 대비 수익의 가능성 측면에서 가늠할 수 있는 능력을 말합니다. 행동에 대한 선택을 내리기 전에 각 결정의 장점과 단점을 충분히 따져봐야 합니다. 이해당사자들의 이해관계에 꾸준히 귀를 기울이고 모든 팀원이 이를 위해 일하고 있도록 해야 합니다.
리스크 관리의 중요한 부분은 회사가 어느 정도의 리스크를 감수할 수 있느냐입니다. 모든 프로젝트가 수익을 내야 하나요, 아니면 실험을 할 수 있는 여력이 있나요? 귀사는 쌓아가는 단계인가요, 아니면 이미 자리를 잡았나요? 경영진은 하이 리스크 하이 리턴 아이디어에 열려있나요, 아니면 안전한 길을 좋아하나요?
Swit은 새 프로젝트의 타당성을 분석하고 평가할 수 있는 훌륭한 툴입니다. Swit과 연동되는 구글 시트는 다양한 색상을 활용해 한 눈에 프로젝트의 기회와 책임 등을 주요 지표들을 파악할 수 있습니다. 목표 관리 플러그인은 프로젝트가 일정에 맞게 진행될 수 있도록 하고 업무는 투명성과 책임성을 제공합니다.
비용 관리
프로젝트를 맡게 되면 예산을 제공받거나 승인을 위해 비용 견적을 작성하는 업무가 주어집니다. 어떤 쪽이든 돈이 어떻게 어디에 쓰일지에 관한 상세한 보고서는 실용적입니다. 비상 상황이나 만일의 경우에 대비해 예산을 분배하세요.
프로젝트 매니지먼트에서의 비용은 모든 벤처기업이 요구하는 세 가지 제약 중 하나입니다. 비용, 시간, 범위 세 가지는 상호의존적이죠. 당신의 역할은 예산에 맞게 타임라인을 지키면서 프로젝트의 범위 내에서 일을 진행하는 것입니다.
업무에서 사용할 수 있는 커스텀 필드 기능으로 여러분은 상세한 예상 비용을 추정할 수 있습니다. 그런 다음 목표 관리 플러그인으로 당신의 분기별 목표와 연결할 수 있습니다. 이제 비용, 시간, 범위가 전부 연결되어 이들이 궤도를 따라 진행되게 할 수 있습니다. 전자 결재 플러그인을 사용해 프로젝트 매니저나 다수의 부서장들에게 비용 견적과 예산을 승인받을 수 있습니다.
문해력과 작문능력
읽기와 쓰기는 쉬운 일처럼 보일 수도 있겠지만 독해력(문해력)과 글쓰기의 명확함은 종종 간과되는 스킬 중 하나입니다. 이런 스킬은 어떤 역할에도 필수적이 되어야 하며 특히 매니저 포지션에서는 더더욱 그러합니다. 당신의 팀, 리더, 그리고 이해당사자들과의 효과적인 소통이 업무의 큰 부분을 차지하기 때문입니다.
하이브리드 및 원격 근무가 일반적인 모델이 되면서 간단하고 명료한 소통 능력은 가장 중요합니다. 매니저 역할의 일환으로 기술이나 법률 정보 관련 전문 용어가 많은 문서를 해석해야 할 수도 있습니다.
Swit의 구글 워크스페이스 및 MS365 연동은 문서와 스프레드시트에서 실시간으로 팀 협업을 가능하게 해줍니다. 채팅 채널과 업무의 댓글 섹션은 의사소통의 흐름을 유지할 수 있게 해주고 필요할 때 올바른 길을 찾을 수 있게 해줍니다. 또 과거의 소통 내역을 저장하여 업무에 맥락과 투명성을 제공합니다.
계획과 예측
당신의 역할 중 하나는 과거의 프로젝트에서 수집한 데이터를 분석하여 결과를 예측하는 능력입니다.
Swit은 타임라인, 간트, 버킷, 그리고 대시보드 등 업무 배분과 진행 상황을 볼 수 있는 다양한 방법을 제공합니다. 당신은 팀 멤버, 마감일, 우선 순위나 상태 등의 필터를 사용하여 구체적인 정보를 확인하고 프로젝트가 잘 진행되고 있는지 확인할 수 있습니다.
Swit의 새로운 목표 관리 플러그인은 계획을 세우기 위한 좋은 툴입니다. 목표 관리 플러그인을 통해 개인과 팀은 목표(Objective)와 이런 목표를 달성하는 걸 도와줄 핵심 결과(Key Results)를 작성할 수 있습니다. 이 OKR들은 회사의 전반적인 목표에 반영됩니다. OKR을 진행 중인 프로젝트와 업무에 연결하면 업무에 책임감과 투명성을 더할 수 있습니다.
리소스 관리
가능한 인적 리소스, 업무, 마감일 사이에서 섬세한 균형을 유지해야 합니다. 관리자는 각 팀 구성원의 역량에 대해 알고 있어야 하고 각 팀원이 번아웃을 느끼지 않고 얼만큼의 일을 맡을 수 있는지 알아야 합니다.
Swit의 업무에는 담당자와 참여자를 지정할 수 있습니다. 이것은 팀원이 각자 맡은 업무에 대해 오너십을 가질 수 있게 해줍니다. 또 마감일을 지키지 못할 경우에 책임을 집니다.
Soft Skills / 소프트 스킬
소프트 스킬은 주로 경험으로 얻어지는 스킬을 가리킵니다. 소프트 스킬은 프로젝트 매니지먼트 역할에 한정된 스킬은 아니지만 그 역할에 효과적이려면 필수적입니다.
리더십
매니저는 그들의 팀을 이끌어주는 가이드입니다. 당신의 역할은 마감일이 지켜지고 모든 일이 원활하게 흘러가도록 하는 것입니다. 때때로 당신의 팀이나 보스에게 당신의 생각을 받아들이도록 설득해야 할 수도 있습니다. 이것은 숙달하기 어려운 기술입니다.
미팅을 이끌고 참여자들에게 책임을 묻고 제약을 시행하는 일을 편하게 하기 위해서는 매니지먼트와 리더십 스킬이 필요합니다. 당신은 아무 의사 결정권이 없는 프로젝트에서 리더십을 발휘해야 하는 어려운 업무를 맡게 되는 거죠.
만약 당신이 리더십 역할을 맡게 된다면 Swit이 당신의 가장 든든한 동료가 될 수 있습니다. 당신은 프로젝트가 진행되는 라이프 사이클 동안 커뮤니케이션 채널을 열어둘 수 있습니다. 저장된 백로그는 투명성과 책임성을 제공하는 디지털 문서 기록이 됩니다.
커뮤니케이션
당신의 역할은 당신의 팀과 보스 사이의 중재자입니다. 당신의 팀은 그들의 걱정이나 불만을 털어놓기 위해 당신을 찾을 것입니다. 프로젝트의 결과가 기대 이하라면 당신의 보스 역시 당신에게 의문을 제기할 것입니다. 우리의 목표는 양쪽 그룹 모두를 행복하게 만드는 타협에 도달하는 것입니다.
커뮤니케이션은 양방향이어야 합니다. 커뮤니케이션이 비효율적이거나 제한된 조직에서는 생산성이 희생될 수 있습니다.
Swit의 Zoom 연동, 구글 및 MS 캘린더 기능과의 완벽한 연동은 모두가 같은 페이지에 있도록 하기 위한 일대일 혹은 부서간 미팅에 매우 유용합니다. 당신은 Swit을 통해 모두의 캘린더를 볼 수 있고 회의 일정을 잡고 초대를 보낼 수 있습니다.
시간 관리
앞서 말했듯 프로젝트의 3가지 제약 조건 중 하나는 시간입니다. 매니저의 역할은 팀이 마감일을 지키도록 하는 것입니다. 일정에 맞추기 위해 리소스를 재분배하고 우선순위를 변경하는 것은 중요한 스킬입니다.
불가피하게 당신의 팀이 최선을 다하더라도 마감일을 지킬 수 없을 때도 있을 것입니다. 당신은 이런 상황을 미리 예측할 수 있어야 하며 방향을 변경할 수 있어야 합니다. Swit의 타임라인 뷰는 필요한 상황이 오면 쉽게 마감일을 조정할 수 있게 해줍니다.
적응력
어떤 업계에서 일하든 최신 기술에 능통한 것은 중요합니다. 당신의 역할의 큰 부분은 프로젝트 매니지먼트 소프트웨어 및 분석, 문서 생성, 커뮤니케이션 관련 툴을 이해하고 적절하게 사용하는 것이기 때문입니다.
적응력이나 유연성과 같은 소프트 스킬은 이 상황에서도 중요합니다. 당신은 새 기술을 사용하기 위한 하드 스킬을 배우기 전에 그 기술을 배우고 도입하려는 의지를 보여야 합니다.
Swit에 관한 자세한 정보와 프로젝트 매니지먼트를 위한 하드, 소프트 스킬을 연습할 방식을 알아보려면 Swit의 주간 웨비나를 주목하세요.
언제든 Swit의 DT팀에 문의해서 더 알아볼 수도 있습니다.
Nyda Ahmad, Copywriting Manager
