업무관리와 마음챙김(Mindfulness)
Find out how mindfulness can improve your workflow
September 30, 2022
FOMO (fear fof missing out, 놓치는 것/소외되는 것에 대한 두려움)라는 표현이 있기 전에도 우리 대부분은 어떤 형태로든 이것을 한번쯤 경험해 본 적이 있습니다. 이 문구가 소셜 미디어에서 유래한 것은 아니지만 소셜 미디어 덕분에 이것은 우리의 일상 언어로 자리잡았습니다. ‘FOMO’라는 표현은 여러분이 어디에서 무얼 하고 있든 무언가 멋진 것을 놓치고 있다는 생각에서 비롯되었습니다. 한 번에 여러 장소에 존재하는 것은 물리적으로 불가능하기 때문이죠. 이 생각은 현재 하고 있는 일에 충실하기 어렵게 합니다.
우리는 너무 많은 시간을 미래에 대한 걱정이나 과거에 대한 조바심으로 보내며 지금 이 순간을 온전히 사는 것을 잊어버립니다. 마음챙김은 현재에 집중하고 현재에 모든 관심을 집중하는 것과 연관이 있습니다. 현재 하고 있는 업무, 보고 있는 TV쇼, 혹은 먹고 있는 음식 등 그 순간을 완전히 즐기는 것은 우리의 전반적인 삶의 경험을 향상시킵니다.
일반적인 생각과는 달리 멀티태스킹은 시간을 절약하는 데 도움이 되지 않습니다. 각 업무를 완료하는 데 시간이 더 걸리고 제대로 수행되는 것은 하나도 없죠. 업무와 프로젝트를 다루는 것에 있어 Swit은 마음챙김(Mindfulness)과 집중에 확실히 중점을 둡니다. 업무 카드를 최대한 활용할 수 있는 방법은 다음과 같습니다.
정리정돈
가장 중요한 것은 정확함과 명확함입니다. 간결하지만 명확한 제목과 설명은 업무의 참여자들이 해당 업무에 수반되는 내용을 정확히 이해하는 데 도움을 줄 것입니다. 업무 상태를 통해 당신은 모두에게 해당 업무가 시작 전, 진행 중, 컨펌 대기 중, 완료 등 어떤 단계에 있는지 알려줄 수 있습니다. Swit에서는 나(또는 팀)의 업무를 파악하기 좋은 상태로 커스텀 하여 상태를 표현할 수 있습니다.
체크리스트(업무 수행을 위한 하나하나의 단계)에는 날짜와 담당자를 추가할 수 있어 모든 사람이 각자 자신에게 기대되는 업무와 언제까지 그것을 끝내야 하는지 파악할 수 있게 해줍니다. 특히, 최근 Swit의 업데이트로 인해 체크리스트에 할당할 사람을 중복으로 지정할 수 있게 되어 하나의 단계에 꼭 한 사람만 지정할 필요가 없어졌습니다. 프로세스의 각 단계가 완료될 때마다 업무의 상태를 업데이트하세요. 업무 카드의 적절한 관리는 여러분의 투두 리스트 뿐 아니라 다른 사람들의 프로젝트 뷰 모드도 정리정돈해줍니다.
말과 행동의 일치
신뢰는 원격이나 하이브리드 업무 환경에서 특히 중요합니다. 많은 프로젝트는 상호 연결되어있기 때문에 당신의 동료들은 당신이 책임감이 있다는 것을 확인해야 합니다. 마감일을 지키고 업무를 제 시간에 마무리하세요.
진행 상황을 추적하기 위해 체크리스트에서 완료한 사항은 표시해주세요. 각 업무의 우선순위 설정을 사용하여 참여자들에게 당면한 업무의 긴급성에 대해 공유하세요. 이렇게 하면 참여하고 있는 모두가 업무의 우선순위에 따라 각자의 스케줄을 조정할 수 있게 됩니다.
첨부파일 줄이기
Swit의 업무 상세페이지에는 용량과 형태에 제한 없이 업무와 관련된 파일을 첨부할 수 있습니다. 그렇지만 오히려 참여자들에게 과도한 정보를 무작정 감당하게 하는 것을 피하기 위해서, 서로가 관련있고 중대한 데이터로 제한하자는 약속 또한 중요합니다.
복잡한 프로젝트에서 전체적인 ‘맥락’ - 흐름을 읽는 것은 절대적으로 필수 사항입니다. 메시지, 아이디어, 첨부 파일 등을 첨부하거나, 관련 업무를 연결하거나, 어려운 프로젝트를 여러 단위로 나누어 하위 업무로 구성하여 이러한 맥락을 제공할 수 있습니다.
만약 업무 상세페이지에서 필요한 것을 찾지 못해도 걱정하지 마세요. Swit에서는 다양한 커스텀 필드 로 쉽게 검색할 수 있습니다. 특히 프로젝트의 호스트라면 커스텀 필드 생성을 관리할 수 있습니다. 참고 링크, 특별 지시사항, 이벤트 일정 등을 공유하고 싶다면 커스텀 필드를 활용해서 업무 상세 페이지에 필요한 항목을 생성할 수 있습니다.
생각 할 여유 갖기
의견 충돌은 창의적 과정의 일부이며, 토론은 매우 권장됩니다. 하지만 무례함은 업무 환경에서 용납되지 않죠. 스트레스가 많고 마감일이 촉박한 상황에서는 감정이 격해질 수 있지만, 감정이 당신을 이기지 않도록 하세요. 반응을 표현하기 전에 한 박자 쉬고 심호흡을 몇 번 하세요. 댓글은 항상 매너를 지켜, 다른사람을 배려하며 바르게 작성해주세요.
물론 비판을 감당하는 것은 쉽지 않습니다. 가장 부드럽게 전달되는 비평조차도 약간은 따끔하죠. 이것이 당신이나 당신의 능력에 대한 판단이 아니라는 것을 이해하려고 해보세요. 당신의 스킬을 향상시키고 연마할 수 있는 기회로 삼아보세요. 우리 모두는 항상 진전 중인 작업과도 같으니까요. 이런 비판을 통해 자신을 개선하고 더 나은 사람이 되는 데 활용하세요.
모든 것은 변화하고 진화함을 기억하기
날짜, 타임라인, 아이디어 등 모든 것은 변화하고 진화합니다. 기꺼이 흐름을 따르고, 적응해보세요. 가끔은 프로젝트가 방향을 틀게 되어 이미 수행한 업무를 폐기해야 하는 경우가 있을 겁니다. 사용하지 않는 작업물은 별도의 폴더에 저장하면 언젠가 쓰일 곳이 있을 겁니다. Swit의 날짜와 마감일은 쉽게 바꿀 수 있고 프로젝트의 모든 참여자들에게 알림이 전송됩니다.
자신을 잘 대우하기
스스로 동기를 부여하고 궤도를 따라 움직이게 하는 좋은 방법은 업무를 완료하면 스스로에게 보상을 주는 것입니다. 이것은 당신을 괴롭히던 업무를 끝내는 원동력이 될 수 있습니다. 밖에서 마시는 신선한 공기, 가장 좋아하는 간식거리, 즐겨하는 게임 등 무엇을 기대하든 당신의 파블로프의 반응은 휴식을 즐기기 위해 업무에 집중하고 끝낼 수 있도록 훈련시켜줄 것입니다.
업무를 마무리하면 업무의 상태를 완료로 변경하고 자신에게 작은 보상을 주세요. 축하할 때입니다! 저는 이것으로 이 블로그 포스팅을 마무리하며 제가 주장하는 것을 실천할 것입니다. 팬트리에 제 이름이 적힌 캔디가 있거든요!
Swit과 함께라면 여러분은 일의 최대한을 활용하고 죄책감 없는 휴식을 즐길 수 있죠! Swit에게 문의하여 우리의 워크 매니지먼트 솔루션에 대해 더 자세히 알아보세요.
Nyda Ahmad, Copywriting Manager
